Allgemeine Geschäftsbedingungen

Business Coaching · Consulting · Unternehmensentwicklung – Stand: September 2026

1. Geltungsbereich und Vertragspartner

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für sämtliche Leistungen der MENTACOM GmbH, Töpferstraße 25, 41515 Grevenbroich (nachfolgend „MENTACOM“), im Geschäftsbereich „Coach the Company“ gegenüber Unternehmern im Sinne des § 14 BGB, juristischen Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtlichen Sondervermögen.

Sie gelten insbesondere für Business- und Executive Coaching, Führungskräfteentwicklung, Organisations- und Unternehmensentwicklung, Change- und Transformationsprozesse, Diagnostik und Assessments, Workshops, Trainings sowie Beratungs- und Entwicklungsprojekte.

Für Privatkundencoaching und öffentlich geförderte Coachingangebote, insbesondere AVGS-Coaching, gelten gesonderte Bedingungen.

Abweichende Geschäftsbedingungen des Auftraggebers gelten nur, wenn MENTACOM ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zugestimmt hat.

2. Gegenstand und Umfang der Leistungen

Art, Inhalt, Umfang, Dauer, Leistungsort und Zielsetzung der jeweiligen Leistungen ergeben sich aus dem individuellen Angebot, der Auftragsbestätigung, einer Leistungsbeschreibung oder einer sonstigen zwischen den Parteien getroffenen Vereinbarung.

MENTACOM verfolgt im Rahmen von „Coach the Company“ einen individuellen und bedarfsorientierten Ansatz. Ausgangspunkt sind die konkrete Situation des Unternehmens, die vereinbarten Ziele und die im jeweiligen Auftrag definierten Fragestellungen.

Je nach Auftrag können Analyse, Diagnostik, Coaching, Beratung, Workshops, Trainings und weitere Entwicklungsmaßnahmen miteinander kombiniert werden.

MENTACOM ist berechtigt, Methoden und Vorgehensweisen innerhalb des vereinbarten Leistungsrahmens fachlich angemessen anzupassen, soweit hierdurch der vereinbarte Vertragsgegenstand nicht wesentlich verändert wird.

3. Angebot und Vertragsschluss

Angebote von MENTACOM sind, sofern darin nicht ausdrücklich etwas anderes angegeben ist, freibleibend.

Ein Vertrag kommt durch Annahme eines Angebots, schriftliche oder elektronische Auftragsbestätigung, Unterzeichnung einer individuellen Vereinbarung oder durch einvernehmlichen Beginn der Leistungserbringung zustande.

Das jeweilige Angebot bzw. die individuelle Leistungsvereinbarung konkretisiert insbesondere Leistungsumfang, Projektzeitraum, Vergütung, gegebenenfalls Projektphasen sowie besondere Rahmenbedingungen.

Individuelle Vereinbarungen haben Vorrang vor diesen Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

4. Coaching- und Beratungsverständnis

Business Coaching und Consulting sind professionelle Entwicklungs- und Beratungsleistungen. MENTACOM unterstützt Auftraggeber, Führungskräfte, Mitarbeitende und Organisationen dabei, Situationen zu analysieren, Handlungsoptionen zu entwickeln und Veränderungs- und Entwicklungsprozesse zu gestalten.

MENTACOM schuldet die fachgerechte Erbringung der vereinbarten Leistungen, nicht jedoch einen bestimmten wirtschaftlichen, persönlichen oder organisatorischen Erfolg.

Entscheidungen über die Umsetzung von Empfehlungen sowie unternehmerische und personelle Entscheidungen verbleiben beim Auftraggeber.

Coaching und Beratung durch MENTACOM stellen insbesondere keine Rechts-, Steuer-, Anlage- oder medizinische Beratung und keine Psychotherapie dar.

5. Auftraggeber und Coachingteilnehmende

Bei Unternehmenscoachings kann der Vertragspartner von MENTACOM vom tatsächlichen Coachingteilnehmenden abweichen. Auftraggeber kann beispielsweise das Unternehmen sein, während Coaching- oder Entwicklungsleistungen gegenüber Führungskräften oder Mitarbeitenden erbracht werden.

MENTACOM berücksichtigt in solchen Konstellationen sowohl den vereinbarten Unternehmensauftrag als auch die für einen professionellen Coachingprozess erforderliche Vertraulichkeit.

Die Beauftragung durch ein Unternehmen begründet keinen Anspruch des Auftraggebers auf Kenntnis vertraulicher Gesprächsinhalte einzelner Coachingteilnehmender.

6. Vertraulichkeit im Coaching

Persönliche Inhalte aus Einzelcoachings werden von MENTACOM vertraulich behandelt.

Eine Weitergabe konkreter Gesprächsinhalte oder personenbezogener Erkenntnisse an den Auftraggeber erfolgt nur, wenn die betreffende Person hierzu ausdrücklich eingewilligt hat oder eine gesetzliche Verpflichtung zur Offenlegung besteht.

Soweit im Rahmen des Auftrags eine Berichterstattung gegenüber dem Unternehmen vereinbart wird, können insbesondere Prozessstand, wahrgenommene Termine, vereinbarte Entwicklungsfelder und übergreifende Erkenntnisse kommuniziert werden, sofern dadurch die Vertraulichkeit des persönlichen Coachings nicht verletzt wird. Art und Umfang einer solchen Berichterstattung können zu Beginn des Auftrags gesondert vereinbart werden.

7. Diagnostik, Assessments und Analyseverfahren

MENTACOM kann im Rahmen des vereinbarten Auftrags geeignete Analyse-, Diagnostik- und Assessmentverfahren einsetzen. Art, Umfang und Zweck werden entsprechend der jeweiligen Fragestellung festgelegt.

Ergebnisse dienen der vereinbarten Entwicklungs-, Entscheidungs- oder Beratungsarbeit. Soweit personenbezogene Ergebnisse entstehen, werden diese vertraulich und unter Beachtung der geltenden Datenschutzbestimmungen behandelt.

Kosten für lizenzpflichtige oder externe Verfahren sind nur dann Bestandteil der vereinbarten Vergütung, wenn dies im Angebot ausdrücklich vorgesehen ist.

8. Workshops und Trainings

Bei Workshops, Trainings und moderierten Formaten ergeben sich Teilnehmerzahl, Dauer, Veranstaltungsort, Inhalte und gegebenenfalls erforderliche technische oder räumliche Voraussetzungen aus dem jeweiligen Angebot.

Der Auftraggeber stellt sicher, dass vereinbarte Räumlichkeiten, technische Voraussetzungen und erforderliche Zugänge rechtzeitig zur Verfügung stehen, soweit diese nicht ausdrücklich von MENTACOM bereitgestellt werden.

9. Mitwirkungspflichten des Auftraggebers

Eine erfolgreiche Zusammenarbeit setzt eine angemessene Mitwirkung des Auftraggebers voraus.

Der Auftraggeber stellt MENTACOM die zur Durchführung des Auftrags erforderlichen Informationen, Unterlagen, Ansprechpartner, Zugänge und organisatorischen Rahmenbedingungen rechtzeitig zur Verfügung.

Verzögerungen oder Mehraufwand, die durch verspätete, unvollständige oder unterlassene Mitwirkung des Auftraggebers entstehen, können zu einer entsprechenden Anpassung von Zeitplanung und Vergütung führen.

10. Einsatz von Coaches, Beratern und weiteren Experten

MENTACOM ist berechtigt, zur Durchführung eines Auftrags geeignete Coaches, Trainer, Berater, Diagnostiker oder weitere fachliche Experten einzusetzen.

Vertragspartner des Auftraggebers bleibt – soweit im Einzelauftrag nicht ausdrücklich anders vereinbart – die MENTACOM GmbH.

Ein Anspruch auf die persönliche Leistungserbringung durch einen bestimmten Coach oder Berater besteht nur, wenn dies ausdrücklich vereinbart wurde.

MENTACOM trägt dafür Sorge, dass eingesetzte Personen fachlich für die jeweilige Aufgabe geeignet und zur erforderlichen Vertraulichkeit verpflichtet sind.

11. Vergütung

Die Vergütung richtet sich ausschließlich nach dem jeweiligen individuellen Angebot bzw. Einzelauftrag.

Je nach Art des Auftrags kann die Vergütung insbesondere als Stundenhonorar, Coachinghonorar, Tagessatz, Halbtagessatz, Workshop- oder Trainingshonorar, Projektpauschale, Phasenbudget oder auf Grundlage eines sonstigen vereinbarten Vergütungsmodells erfolgen.

Soweit nicht anders angegeben, verstehen sich sämtliche Vergütungen gegenüber Unternehmen zuzüglich der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer.

Eine allgemeine Preisstruktur oder ein Anspruch auf bestimmte Honorarsätze besteht nicht.

12. Reise-, Übernachtungs- und Nebenkosten

Reisezeiten, Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Raummieten, externe Lizenzkosten und sonstige projektbezogene Nebenkosten sind nur dann mit der Vergütung abgegolten, wenn dies ausdrücklich vereinbart wurde.

Andernfalls erfolgt die Abrechnung entsprechend der im individuellen Angebot vereinbarten Regelung.

MENTACOM informiert den Auftraggeber über wesentliche zusätzliche Kosten, soweit diese bei Vertragsschluss noch nicht konkret vorhersehbar waren.

13. Rechnungsstellung und Zahlungsbedingungen

Die Rechnungsstellung erfolgt entsprechend der im Angebot vereinbarten Abrechnungsweise.

Bei länger laufenden Projekten ist MENTACOM berechtigt, angemessene Abschlags- oder Teilrechnungen entsprechend dem Projektfortschritt zu stellen, sofern nichts Abweichendes vereinbart wurde.

Rechnungen sind innerhalb von 14 Kalendertagen nach Rechnungsdatum ohne Abzug zur Zahlung fällig, soweit im jeweiligen Angebot keine andere Zahlungsfrist vereinbart wurde.

14. Terminverschiebungen und Stornierungen

Vereinbarte Einzeltermine für Coachings und Beratungen können bis 48 Stunden vor dem vereinbarten Termin kostenfrei verschoben oder abgesagt werden.

Bei einer späteren Absage kann MENTACOM die vereinbarte Vergütung verlangen, soweit der Termin nicht anderweitig vergeben werden konnte. Ersparte Aufwendungen werden angerechnet.

Für Workshops, Trainings, Assessments, Veranstaltungen und mehrtägige Formate können aufgrund des höheren Planungs- und Vorbereitungsaufwands im individuellen Angebot abweichende Stornierungsbedingungen vereinbart werden.

Für umfangreichere Projekte gelten vorrangig die im jeweiligen Projektangebot vereinbarten Kündigungs- und Stornierungsregelungen.

15. Terminänderungen durch MENTACOM

MENTACOM ist berechtigt, Termine aus wichtigem Grund, insbesondere wegen Krankheit eines vorgesehenen Coaches oder Beraters, höherer Gewalt oder sonstiger nicht zu vertretender Umstände zu verschieben.

MENTACOM wird den Auftraggeber hierüber unverzüglich informieren und nach Möglichkeit einen Ersatztermin oder eine geeignete Ersatzperson anbieten.

Kann eine vereinbarte Leistung endgültig nicht erbracht werden, entfällt die Vergütungspflicht für den nicht erbrachten Teil. Bereits geleistete Zahlungen werden insoweit erstattet.

16. Änderungen des Projektumfangs

Ergeben sich während eines Projekts neue Anforderungen oder soll der vereinbarte Leistungsumfang erweitert oder verändert werden, stimmen MENTACOM und der Auftraggeber die Auswirkungen auf Leistungen, Zeitplanung und Vergütung miteinander ab.

Zusätzliche Leistungen, die über den vereinbarten Auftragsumfang hinausgehen, werden nur nach entsprechender Beauftragung erbracht.

17. Urheber- und Nutzungsrechte

Von MENTACOM entwickelte oder bereitgestellte Konzepte, Präsentationen, Trainingsunterlagen, Analysen, Modelle, Methoden, Fragebögen, Grafiken und sonstige Materialien bleiben – soweit nicht ausdrücklich anders vereinbart – geistiges Eigentum von MENTACOM bzw. des jeweiligen Rechteinhabers.

Der Auftraggeber erhält das Recht, die im Rahmen des jeweiligen Auftrags bereitgestellten Unterlagen für eigene interne Unternehmenszwecke zu nutzen.

Eine Weitergabe an Dritte, Veröffentlichung, Vervielfältigung zu externen Zwecken, kommerzielle Verwertung oder Bearbeitung bedarf der vorherigen Zustimmung von MENTACOM, soweit sie nicht gesetzlich gestattet oder im Einzelauftrag ausdrücklich vereinbart wurde.

Individuell für den Auftraggeber entwickelte Arbeitsergebnisse können im Angebot mit weitergehenden Nutzungsrechten versehen werden.

18. Vertraulichkeit

MENTACOM und der Auftraggeber verpflichten sich, vertrauliche geschäftliche Informationen, die ihnen im Zusammenhang mit der Zusammenarbeit bekannt werden, vertraulich zu behandeln.

Diese Verpflichtung gilt auch nach Beendigung des Vertragsverhältnisses fort.

Gesetzliche Offenlegungs- und Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

19. Datenschutz

MENTACOM verarbeitet personenbezogene Daten im Einklang mit den geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften.

Soweit die konkrete Leistung eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag des Auftraggebers im Sinne von Art. 28 DSGVO erfordert, schließen die Parteien vor Beginn der betreffenden Verarbeitung eine gesonderte Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

Bei Diagnostik-, Assessment- und Coachingprozessen wird im jeweiligen Projekt geklärt, welche personenbezogenen Ergebnisse erhoben werden, wer Zugriff darauf erhält und wie diese verwendet werden.

20. Haftung

MENTACOM haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit sowie bei schuldhafter Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit.

Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten ist die Haftung auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt.

Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig.

Zwingende gesetzliche Haftungsvorschriften bleiben unberührt.

21. Laufzeit und Kündigung

Laufzeit und Kündigungsmöglichkeiten richten sich vorrangig nach dem jeweiligen Einzelauftrag.

Soweit bei einem laufenden Beratungs- oder Coachingauftrag keine feste Laufzeit oder besondere Kündigungsregelung vereinbart wurde, kann dieser von beiden Parteien mit angemessener Frist in Textform beendet werden.

Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

Bis zum Wirksamwerden der Kündigung ordnungsgemäß erbrachte Leistungen sowie bereits verbindlich eingegangene, nicht mehr stornierbare projektbezogene Fremdkosten sind entsprechend der getroffenen Vereinbarung zu vergüten.

22. Referenznennung

Die Verwendung des Namens, Logos oder sonstiger Kennzeichen des Auftraggebers als Referenz durch MENTACOM bedarf der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers.

23. Anwendbares Recht, Gerichtsstand und Schlussbestimmungen

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland.

Ist der Auftraggeber Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist – soweit gesetzlich zulässig – der Sitz der MENTACOM GmbH Gerichtsstand für Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit dem Vertragsverhältnis.

Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, bleiben die übrigen Bestimmungen hiervon unberührt. An die Stelle der unwirksamen oder undurchführbaren Regelung treten die gesetzlichen Vorschriften.

Individuelle Vereinbarungen sowie die Bestimmungen des jeweiligen Angebots bzw. Einzelauftrags haben Vorrang vor diesen Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

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